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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

CONFORMIDADE DOCUMENTAL

CONTAB | SEACONF

 

 

 

 

OBJETIVO

 

O presente manual tem por objetivo principal orientar os servidores da SEACONF, responsáveis pelo registro da Conformidade dos Registros de Gestão do Senado Federal, esclarecendo-os quanto aos procedimentos relativos à análise e registro.

 

DOCUMENTOS DO SIAFI SUJEITOS À ANÁLISE

• NOTA DE EMPENHO - NE

• NOTA DE LANÇAMENTO / NOTA DE SISTEMA - NL/NS

• ORDEM BANCÁRIA - OB

• GUIA DE RECOLHIMENTO DA PREVIDENCIA SOCIAL - GP

• DOCUMENTO DE ARRECADAÇÃO MUNICIPAL - DAR

• DOCUMENTO DE ARRECADACAO DE RECEITAS FEDERAIS - DARF

• PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA - PF

• GUIA DE RECOLHIMENTO DA UNIÃO - GR

 

 

 

ROTEIRO PARA CONFERÊNCIA DE AQUISIÇÃO DE MATERIAL

 

• Verificar no processo os seguintes itens:

a)     objeto do contrato;

b)     prazo de validade do contrato;

c)      averiguar a necessidade de caução, fiança ou seguro garantia, que, caso exigida, deve ser apresentada conforme valor estipulado;

d)     Verificar a existência de termos de recebimento provisório e definitivo.

 

• Importante observar que há a possibilidade de compra de materiais sem celebração de contrato, quando se tratar de objetos de pronta entrega.

a)     Verificar a existência de ordens de serviço.

 

• Conferir a nota de empenho, observando a correção dos dados do credor, CNPJ, programa de trabalho, natureza de despesa, valor, classificação contábil compatível com o objeto do contrato, correta descrição dos bens adquiridos, modalidade de licitação, bem como demais informações pertinentes.

 

• Observar a solicitação de pagamento efetuada pelo gestor do contrato, verificando a existência de observações relevantes, como por exemplo, a existência de multa ou glosa.

 

• Verificar na nota fiscal:

a)     a correta menção ao devedor (Senado Federal);

b)     se o credor é o contratado pelo Senado;

c)      o valor cobrado e sua equivalência ao acordado com o Senado Federal;

d)     a correção dos destaques referentes às retenções;

e)     se há correta descrição dos bens cobrados no documento fiscal;

f)      caso seja emitida por empresa localizada no Distrito Federal, a nota deve ser eletrônica.

 

• Conferir validade das certidões de regularidade (CND/CNDT/CERT FGTS).

 

• Verificar na NS:

a)     o correto lançamento da natureza da despesa e da conta contábil

b)     a correção dos dados do credor, bem como de seu domicílio bancário;

c)      se os impostos foram recolhidos com os valores e códigos corretos, com base no Manual do ISS, IN 1234 e IN 971;

d)     na hipótese de cobrança de multa ou glosa, a apropriação correta dos impostos, que devem ser calculados tendo por base o valor bruto.

 

• Observar se o material foi corretamente registrado no sistema SPALM, considerando, inclusive a correta classificação orçamentária.

 

• No caso de material de natureza permanente é imperativo a existência de tombamento.

 

• Fazer a conferência dos documentos gerados no SIAFI, observando, não só, mas também:

 

a)     ordem bancária: credor, domicílio bancario, empenho e valor;

b)     DARF: valor, código de receita, credor, período de apuração e base de cálculo;

c)      DAR: valor, código de receita, credor, período de apuração e base de cálculo;

d)     GPS / GRU: valor e credor.

 

 

 

ROTEIRO PARA CONFERÊNCIA DE PAGAMENTO DE SERVIÇOS

 

• Verificar no processo os seguintes itens:

a)     objeto do contrato;

b)     prazo de validade do contrato;

c)      averiguar a necessidade de caução, fiança ou seguro garantia, que, caso exigida, deve ser apresentada conforme valor estipulado.

Consulta contrato:

http://www.senado.leg.br/transparencia/liccontr/contratos/contratos.asp

 

• Sempre, em contratos continuados, preencher a planilha do Excel de controle;

 

• Conferir a nota de empenho, observando a correção dos dados do credor, CNPJ, programa de trabalho, natureza de despesa, valor, classificação contábil compatível com o objeto do contrato, correta descrição dos bens adquiridos, modalidade de licitação, bem como demais informações pertinentes.

 

Comandos SIAFI:

1.     Consulta NE: >CONNE

2.     Consulta natureza da despreza: >CONNATSOF

3.     Consulta classificação contábil: >CONORIGEM

 

• Observar a solicitação de pagamento efetuada pelo gestor do contrato, verificando a existência de observações relevantes, como por exemplo, a existência de multa ou glosa.

 

• Verificar na nota fiscal:

a)     a correta menção ao devedor (Senado Federal);

b)     se o credor é o contratado pelo Senado;

c)      o valor cobrado e sua equivalência ao acordado com o Senado Federal;

d)     a correção dos destaques referentes às retenções;

e)     se há correta descrição dos serviços cobrados no documento fiscal;

f)      caso seja emitida por empresa localizada no Distrito Federal, a nota deve ser eletrônica.

Consultar solicitação de pagamento no GESCON:

https://adm.senado.gov.br/cas-server/login?service=https%3A%2F%2Fadm.senado.gov.br%2Fgestao-contratos%2Fj_spring_cas_security_check%3Fnodesource%3Dwww6e

• Conferir validade das certidões de regularidade (CND/CNDT/CRF FGTS).

 

• Verificar na NS:

a)     o correto lançamento da natureza da despesa e da conta contábil

b)     a correção dos dados do credor, bem como de seu domicílio bancário;

c)      se os impostos foram recolhidos com os valores e códigos corretos, com base no Manual do ISS, IN 1234 e IN 971;

d)     na hipótese de cobrança de multa ou glosa, a apropriação correta dos impostos, que devem ser calculados tendo por base o valor bruto;

e)     O lançamento na conta de controle do contrato.

 

• Fazer a conferência dos documentos gerados no SIAFI, observando, não só, mas também:

 

e)     ordem bancária: credor, domicílio bancario, empenho e valor;

f)      DARF: valor, código de receita, credor, período de apuração e base de cálculo;

g)     DAR: valor, código de receita, credor, período de apuração e base de cálculo;

h)     GPS / GRU: valor e credor.

 

Comandos SIAFI:

1.     Consulta NS: >CONNS

2.     Consulta ordem bancária: >CONOB

3.     Consulta DARF: >CONDARF

4.     Consulta retenção de ISS: >CONDAR

5.     Consulta retenção INSS: >CONGPS

 

 

ROTEIRO PARA CRIAÇÃO DO COMPROVANTE DE CONFORMIDADE

 

• Utilizar modelo do Word, disponível nesta pasta;

 

• Preencher o número do documento hábil e, após salvar em formato PDF-A

 

• No SIGAD, cadastrar o documento como “despacho”, classificação Arquivística “57.03.02.11”, assinar e juntar aos autos;

 

• Finalizar, tramitando ao setor de origem.